وفقاً لما ورد بأحكام تنظيم خدمات المعتمرين الصادر بقرار مجلس الوزراء الموقر رقم (93) وتاريخ 10/6/142هـ، ولائحته التنفيذية الصادر بعد موافقة صاحب السمو الملكي وزير الداخلية بقرار معالي وزير الحج رقم 197/ق/م وتاريخ 21/12/1420هـ، وبما يحقق الأهداف التي وضع من أجلها التنظيم، وبما يتوافق مع الموافقة السامية الكريمة رقم 7/ب/4283 وتاريخ 16/7/1420هـ، وتوجيه صاحب السمو الملكي وزير الداخلية البرقي رقم 75369 وتاريخ 2-3/9/1422هـ بتحديد بداية ونهاية فترة أداء مناسك العمرة وإصدار التأشيرات الخاصة بها في كل عام، وما صدر بتوجيه صاحب السمو الملكي وزير الداخلية برقم 534س ب ح وتاريخ 7-8/12/1422هـ بإلزام شركات ومؤسسات العمرة بإعادة كافة المعتمرين إلى أوطانهم في مواعيدهم المحددة للقضاء على ظاهرة التخلف.
وبمناسبة بدء فترة العمرة بإذن الله تعالى في 1/2/1423هـ، وتلافياً لكافة السلبيات التي تكشفت عند تطبيق التنظيم في سنته الأولى (من 1/2/1422هـ إلى 15/10/1422هـ) ورغبة من وزارة الحج في التأكيد على مسئولية كافة شركات ومؤسسات العمرة الوطنية في الالتزام التام بما ورد من أنظمة وتعليمات لتنظيم هذه الخدمة وحسن أدائها قبل الجهات الرسمية وقبل المعتمرين.
فإن وزارة الحج انطلاقاً من مسئوليتها الإشرافية المنعقدة لها نظاماً تجاه كافة شركات ومؤسسات العمرة السعودية، تهيب بهذه الشركات والمؤسسات بما يعينهم على القيام بالدور المطلوب منهم، ومنعاً من تعرضهم لأي مساءلة أو عقوبة نظامية قد تصل إلى درجة إلغاء الترخيص والحرمان من أداء الخدمة نهائياً، وبما لا يتعارض مع ما ورد بأحكام التنظيم ولائحته التنفيذية، وتؤكد باتباع وإنفاذ التعليمات التالية:
أولاً: (العقود والضمانات)
ليتسنى لأي شركة أو مؤسسة عمره سعودية تسويق برامج ضيافة العمرة، وطلب الحصول على تأشيرات المعتمرين وفقاً لما ورد بالمادة (4/4) من التنظيم، والمواد (21 إلى 28) من لائحته التنفيذية، فإنه يجب ان يكون هناك عقد موثق ينظم العلاقة التعاقدية فيما بين هذه الشركات أو المؤسسات وبين الوكيل الخارجي في أي دولة مشتملاً على الضمان البنكي المطلوب صدوره نظاماً من الوكيل الخارجي لصالح الشركة أو المؤسسة الوطنية، ويراعى في ذلك ما يلي:
1- ان يكون العقد في اطار العقد الاسترشادي السابق إعداده من قبل وزارة الحج، مع أحقية أي شركة أو مؤسسة عمرة تعديل أو اضافة بنود جديدة اليه بما لا يتعارض مع احكام التنظيم ولائحته التنفيذية.
2- ان لا تقل مدة العقد عن سنة كاملة، مع امكانية تضمين العقد بنداً ينص على تجدده تلقائياً بين الطرفين ما لم يشعر احدهما الآخر قبل مدة محددة من انتهاء بالرغبة من عدم التجديد.
3- ان يعد العقد من ثلاثة نسخ توزع (لوزارة الحج/ لشركة أو مؤسسة العمرة السعودية/ للوكيل الخارجي) باللغة العربية ، وفي حالة كون الوكيل الخارجي في دولة غير عربية تكون صياغة العقود باللغة العربية ولغة دولة الوكيل الخارجي.
4- ان يتم توثيق وتصديق وتسجيل هذه العقود وفق ما يلي:
· توقيع كل صفحة من صفحاتها من طرفي العقد، وختمها بخاتم الشركة أو المؤسسة السعودية والوكيل الخارجي.
· تصديقها من جهة الاختصاص في بلد الوكيل الخارجي وعلى سبيل المثال (وزارة السياحة المصرية بالنسبة لعقود الشركات، وزارة الداخلية أو وزارة الشؤون الاجتماعية بالنسبة لعقود الجمعيات والهيئات)، (الهيئة العامة للحج والعمرة بالنسبة للعقود السودانية)، (وزارة السياحة السورية مع ملاحظة إرفاق صورة طبق الأصل من رخصة السياحة الصادرة من وزارة السياحة السورية بالنسبة للعقود السورية).
· تصديقها من الممثلية السعودية في بلد الوكيل الخارجي.
· تصديقها من وزارة الخارجية في المملكة العربية السعودية.
· تسجيلها في شركة (المخاع) المشتركة معها شركة أو مؤسسة العمرة المعنية.
· تقديمها للإدارة العامة لشؤون العمرة بوزارة الحج لتتم مراجعتها وتصديقها وتسجيلها لدى الوزارة.
· ان يرفق مع كل عقد ضمان بنكي غير مشروط من أحد البنوك المقبولة لدى مؤسسة النقد السعودي من الوكيل الخارجي لصالح شركة أو مؤسسة العمرة السعودية بما لا يقل عن 100.000 (مائة ألف ريال) ساري المفعول طوال مدة العقد.
5- في حالة انتهاء مدة العقد، والرغبة في إبرام عقد جديد، أو إضافة، أو تعديل أي بنود أخرى تتخذ ذات الإجراءات السابقة للتوثيق والتصديق والتسجيل.
6- على كافة شركات ومؤسسات العمرة الاهتمام ومتابعة مدى صلاحية هذه العقود وضماناتها البنكية وتجديدها أولاً بأول منعاً من تعرضه لإيقاف إصدار التأشيرات أو إيقاف المعاملات الخاصة به.
ثانياً: إجراءات قدوم المعتمرين
يجب على كافة شركات ومؤسسات العمرة ابتداءاً، اعداد برامج ضيافة العمرة المناسبة المشتملة على كافة الخدمات المطلوبة للمعتمرين، من انهاء اجراءات اصدار التأشيرات، والاستقبال، والنقل والسكن، والتنقل بين مدن المملكة، والتوديع، وأي خدمات أخرى، وتحديد مدة كل برنامج، وتكلفته، ودرجة السكن المعد، وادخال كافة المعلومات الخاصة بهذه البرامج الى مركز المعلومات بوزارة الحج عبر شركات (المخاع) المشتركين معهم قبل العمل بها لاعتمادها من الوزارة، وحتى تتمكن من استخدامها في طلب التأشيرات مع التأكيد على أهمية الالتزام التام بمدة البرامج وتقرير مسئولية شركات ومؤسسات العمرة عن مغادرة المعترمين حال انتهاء فترة برامجهم دون قبول أي مبرر لذلك، وبالتالي أهمية افهام الوكلاء في الخارج بذلك لاتخاذ التدابير والضمانات اللازمة قبل المعتمرين التي تضمن عودتهم بمجرد انتهاء مدة برنامج ضيافة العمرة.
ولتحقيق ذلك تتبع الخطوات والاجراءات التالية:
1) ان يكون قدوم المعتمرين عبر برنامج ضيافة محدد المدة، مفصل الخدمات يشتمل على:
أ- تاريخ ووسيلة القدوم.
ب- تاريخ ووسيلة المغادرة.
ج- عنوان السكن خلال فترة البقاء في المملكة.
2) على شركة أو مؤسسة العمرة تحديد مواعيد القدوم والمغادرة لتعكس التواريخ الحقيقية لقدوم ومغادرة كل معتمر، مع أهمية الأخذ في الاعتبار بأن آخر موعد لامكانية دخول المعتمرين الى المملكة هو نهاية شهر رمضان المبارك من كل عام هجري.
3) وضع برامج ضيافة العمرة محدداً فيها المدة، بداية ونهاية تفصيل الخدمات وادخالها الى شبكة الحاسب وابلاغ الوكلاء في الخارج بها لتسويقها وفق بياناتها بعد اعتمادها من وزارة الحج.
4) على كافة شركات ومؤسسات العمرة أو وكلائهم بالخارج تسجيل أسماء المعتمرين الرباعية باللغة العربية للأسماء العربية وبرامجهم عبر شبكة الحاسب قبل (خمسة عشر) يوماً على الأقل من موعد قدومهم.
5) اخطار كافة الوكلاء في الخارج بأن عليهم افهام المعتمرين الذين اتفق معهم على الخدمة بأن عليهم العودة حال انتهاء مدة برنامج ضيافة العمرة، واصدار تذاكر السفر بحجز مؤكد ذهاباً وعودة متزامناً مع مدة كل برنامج.
6) على كل معتمر ان يصحطب معه عند قومه اضافة إلى جواز سفره نسخة طبق الأصل من برنامج العمرة الذي تم شراؤه من الوكيل الخارجي المعتمد لشركة أو مؤسسة العمرة المرخص لها نظاماً بتقديم الخدمة.
7) بما لا يتعارض مع أحكام التنظيم ولائحته التنفيذية فبإمكان شركات ومؤسسات العمرة أو من يمثلهم تسلم جوازات سفر المعتمرين في المنافذ الجوية والبحرية والبرية بعد وضع رقم وختم الدخول عليها لأغراض تسجيل بياناتها بما في ذلك أرقام الدخول لدى تلك الشركات والمؤسسات واعادتها خلال أربعة وعشرون ساعة الى اصحابها من المعتمرين.
8) على شركات ومؤسسات العمرة السعودية التأكيد على كافة وكلائهم المعتمدين في الخارج بتحمل كامل المسؤولية للتأكد قبل سفر المعتمرين من دولهم من صلاحية تأشيرة كل معتمر واصطحاب المعتمرين لنسخة برنامج العمرة المتفق عليه، وكذلك تذكرة الإركاب المؤكدة الحجز للقدوم والمغادرة، والتأكيد في ذات الوقت على المعتمرين بالسفر في المواعيد المحددة في البرنامج وتذكرة السفر، وفي حالة مخالفة ذلك يجب على شركة أو مؤسسة العمرة السعودية المعنية ان تقوم باستلام المعتمر وتحديد موعد مغادرته وبرنامجه خلال (24) ساعة من وصوله، والعودة بأي مصاريف ناتجة عن مخالفة الوكيل الخارجي للتعليمات على ذات الوكيل المعني والتنسيق في ذلك مع وزارة الحج.
9) في حالة رغبة أحد المعتمرين البقاء أطول من مدة البرنامج المتفق عليه فان عليه الاتفاق مع شركة أو مؤسسة العمرة على شراء برنامج آخر لمدة جديدة وعلى شركة أو مؤسسة العمرة ادخال كافة بياناته وعلى وجه التحديد تاريخ المغادرة الى شبكة الحاسب وتعديل تاريخ حجز العودة على تذكرة السفر، بحيث يتم تحديث هذه البيانات خلال (24) ساعة من لحظة أي تغيير قد يطرأ وفق ما أشير إليه.
10) على كافة شركات ومؤسسات العخرة اتخاذ الاجراءات النظامية، وانهاء التعاملات التجارية والبنكية اللازمة بما يؤكد استلامها لكافة مستحقاتها المالية لما ستقدمه من برامج ضيافة عمرة قبل التقدم بطلب التأشيرات لأي معتمر كان، حيث انه لن تقبل أي مطالبة او اعتراض على أي التزام من قبل مؤسسات أو شركات العمرة بحجة عدم تقاضي المستحقات المالية من الوكيل الخارجي او من المعتمرين، وعلى هذه الشركات والمؤسسات تحمل مسئوليتها التامة في ذلك.
ثالثاً: (استقبال وإسكان المعتمرين)
بما يتوافق م برنامج ضيافة العمرة المعتمد من قبل وزارة الحج والمدخل عبر شبكة الحاسب والمباع على المعتمرين، ووفقاً لما هو وارد بالمادة (5/1/أ) من التنظيم تتخذ الإجراءات التالية:
1) التزام كافة شركات ومؤسسات العمرة أو من يمثلهم باستقبال المعتمرين في مواعيد وصولهم الى منافذ المملكة الجوية والبرية والبحرية، وتهيئة وتجهيز وسائل النقل المناسبة لنقل المعتمرين الى مساكنهم.
2) الالتزام التام من كافة شركات ومؤسسات العمرة باسكان المعتمرين في الفنادق والشقق المفروشة المصنفة والمرخص لها من وزارة التجارة، حيث لن يسمح لأي شركة أو مؤسسة باسكان المعتمرين في غير هذه المساكن وسيعرض المخالف نفسه للمساءلة وما يترتب على ذلك من عقوبات نظامية.
3) ستستمر الوزارة في إسكان المعتمرين الذين لا تتم خدمتهم من قبل شركات ومؤسسات العمرة وتأمين وسائل النقل لهم، والزام الشركات والمؤسسات المقصرة الى جانب مساءلتها النظامية بدفع اقيام تلك الخدمات مباشرة، أو استقطاعها من الضمانات البنيكة المودعة لدى الوزارة
رابعاً: (عمرة الركاب العابرين (الترانزيت)
لما كان الهدف العام لتنظيم خدمات المعتمرين ولائحته التنفيذية تيسر أداء مناسك العمرة لأكبر عدد ممكن من المسلمين، مهما تعددت مرات اعتمارهم في العام الواحد، ما دام أنهم يقدمون عبر إحدى الشركات أو المؤسسات المرخص لها نظاماً لتقديم خدمات المعتمرين بما في ذلك الركاب العابرين (الترانزيت) وفق ما هو وارد بالمادة (السادسة) من التنظيم والمادة (السابعة والثلاثون) من اللائحة من تيسير أداء العمرة للركاب العابرين (الترانزيت)، إلا أنه منعاً لاتخاذ هذا التيسير وسيلة للتلاعب أو التراخي من قبل بعض شركات ومؤسسات العمرة في القيام بمسؤولياتها تجاه الدولة والمعتمرين والتي في مقدمتها القضاء على دابر التخلف بترحيل المعتمرين حال انتهاء الساعات المحددة للقيام بمناسك العمرة للركاب العابرين، ولتقوم الجوازات في منافذ الدخول المحددة في المادة (37) من اللائحة (مطار الملك عبد العزيز الدولي بجدة / مطار سمو الأمير محمد بن عبد العزيز بالمدينة المنورة / ميناء جدة الإسلامي) بمنح تأشيرة (الترانزيت) لمن لم يتمكنوا من الحصول عليها قبل قدومهم على جوازات سفر الراغبين منهم في أداء العمرة في المنفذ محل الوصول، وتمكينهم من الدخول لأداء مناسك العمرة سواءاً كانوا أفراد أو جماعاتاً فستتخذ الضوابط اوالخطوات التالية:
1) ستحدد الوزارة الشركات والمؤسسات المرخص لها نظاماً بتقديم خدمات المعتمرين التي ستقوم بخدمة معتمري (الترانزيت) وإبلاغ الجوازات بها، وبأي تغيرات على هذه الأسماء زيادة أو نقصاً.
2) ان تعد الشركات والمؤسسات المشار اليها أعلاه البرامج الخاصة لعمرة (الترانزيت) محدداً فيها مدة البرنامج بداية ونهاية بالساعة وموقع الإقامة ونوعية الخدمة وتكليفاتها المادية.
3) ان يكون الراغب في أداء عمرة (الترانزيت) مسافر من بلد إلى بلد ثاني وتكون إحدى منافذ المملكة الثلاثة الموضحة أعلاه محطة توقف في طريق سفره.
4) ان لا يتجاوز توقف المسافر لأداء مناسك العمرة (72) ساعة بحد أقصى.
5) ان يكون لدى المسافر تذكرة سفر على الخطوط الجوية العربية السعودية سارية المفعول، عليها حجز مؤكد بسفره إلى البلد الثاني المقصود بما لا يزيد عن (72) ساعة من نقطة توقفه.
6) ان يقوم المسافر أو المسافرون بالاتفاق وشراء أحد البرامج لأداء عمرة (الترانزيت) من إحدى شركات أو مؤسسات العمرة المعتمدة للقيام بهذه الخدمة، سواء تم ذلك الاتفاق وشراء البرنامج في لده قبل وصوله إلى منافذ المملكة من الوكيل الخارجي المختص، أو أنه تم الاتفاق وشراء البرنامج بعد وصول المسافر أو المسافرون إلى المنفذ مما هو معروض من برامج عمرة (للترانزيت) من قبل شركات ومؤسسات العمرة المعتمدة للقيام بهذه الخدمة.
7) ان تدخل شركة أو مؤسسة العمرة المعنية كامل بيانات معتمري الترانزيت وكامل معلومات برنامج عمرة (الترانزيت) المتفق عليه إلى شبكة الحاسب، وعلى وجه التحديد مكان الإقامة، ومدة البرنامج، وساعة المغادرة، ورقم الرحلة.
8) أن تقوم شركة أو مؤسسة العمرة المعنية بترحيل معتمر (الترانزيت) حال انتهاء برنامجه بما لا يتجاوز بحد أقصى (72) ساعة.
9) على كافة شركات ومؤسسات العمرة المعتمدة من الوزارة للقيام بتقديم خدمات العمرة للركاب العابرين (الترانزيت) التزامهم بالمسؤولية الكاملة أام الجهات المختصة لمغادرة معتمري (الترانزيت) الذين قاموا بخدمتهم ولا يمكن الالتفات إلى قيامهم بالإبلاغ عن تخلفهم وفق ما هو وارد بالمادة (36) من اللائحة، حيث ان هذه المادة تقنن إجراءات متابعة تخلف المعتمرين الذين يقدمون من بلادهم أساساً بتأشيرات عمرة وفق البرامج الموضوعة لذلك.
خامساً: (اختفاء المعتمرين وتخلفهم عن مواعيد المغادرة)
وفقاً لما ورد بالمادة (36) من اللائحة التنفيذية للتنظيم من قيام شركات ومؤسسات العمرة بإبلاغ وزارة الحج والجوازات والشرطة عن حالات تخلف المعتمرين عن مواعيد سفرهم، ولتأكيد دور ومسئولية شركات ومؤسسات العمرة في العمل الجاد على مغادرة المعتمرين في المواعيد المحددة لهم في برامج العمرة المتفق عليها معهم، فإن كافة شركات ومؤسسات العمرة ملزمة في حالة تخلف أي معتمر عن موعد سفره.
اتباع ما يلي:
1) إبلاغ الجهات الثلاثة المشار إليها في المادة (36) من اللائحة خلال (24) ساعة عن أي حالات اختفاء، او تخلف عن المغادرة في المواعيد المحددة في برنامج المعتمر دون أي تأخير.
2) ان يقدم مع بلاغ التخلف / برنامج المعتمر المتخلف المحدد فيه مدة البرنامج بداية ونهاية وتذكرة السفر الموضح فيها الحجز المؤكد لتاريخ عودة المعتمر إلى بلده المتزامنة مع تاريخ نهاية البرنامج.
3) في حالة عدم تقديم شركة أو مؤسسة العمرة المعنية ما أشير إليه أعلاه مع بلاغات التخلف، تعتبر مسؤولية عن تخلف المعتمرين ولا يعفيها من المسؤولية مجرد الإبلاغ وتحال بذلك للجنة المختصة لتوقيع العقوبات النظامية عليها وفق ما هو وارد بالمادة (7 ، 9) من التنظيم.
4) على كافة شركات ومؤسسات العمرة تسجيل كافة الوقوعات للمعتمرين عبر شبكة الحاسب خلال أربع وعشرون ساعة من حدوثها كحالات التنقل والواة لإيقاف لأي سبب من الأسباب، الحوادث والإصابات والمرضى والتنويم في المستشفيات وأي دفوعات أخرى.
5) متى ما تكشف من واقع بيانات الحاسب تخلف (10%) من عدد المعتمرين القادمين لأحد شركات ومؤسسات العمرة عن سفرهم في الموعد المحدد في برنامج ضيافة العمرة، فسيتم ايقاف الشركة أو المؤسسة الى ان يتم تأكيد مغادرة المتخلفين من المعتمرين القادمين عبر هذه الشركة أو المؤسسة.
6) تتحمل شركات ومؤسسات العمرة السعودية مسئولية ترحيل المعتمرين المتخلفين عن مواعيد سفرهم وكافة اعبائها المالية، ويمكنهم العودة بذلك على وكيلهم الخارجي، ومن ثم فعلى شركات ومؤسسات العمرة السعودية تضمين عقودهم مع الوكيل الخارجي تحمل هذه التكاليف وأخذ الضمانات اللازمة من المعتمرين لضمان عودتهم في المواعيد المحددة بكل برنامج.
سادساً: (تنقل واستضافة المعتمرين)
بما يتوافق مع ما ورد بالمادة (5) من التنظيم، والمادة (41) من لائحته التنفيذية وفي سبيل التيسير على المعتمرين للاستفادة من جوازية التنقل بين مدن المملكة واستضافة ذويهم لهم في تلك المدن خلاف (مكة المكرمة، المدينة المنورة، جدة) تصدر تصاريح التنقل والاستضافة من قبل الجوازات وفق ما يلي:
1) توفر القواعد والشروط (الأربعة) الوارد ذكرها تفصيلاً في المادة (41) من اللائحة التنفيذية للتنظيم.
2) ان تتم طلبات التنقل والاستضافة وفق البرنامج الذي صمم لهذا الغرض من قبل وزارة الحج عبر شبكة الحاسب المرتبطة بالوزارة وشركات ومؤسسات العمرة وشركات (المخاع) والجوازات.
3) ان يراجع الجوازات بعد المرور على شؤون العمرة بوزارة الحج مندوبو شركات ومؤسسات العمرة المفوضين بذلك للحصول على هذه التراخيص للمعتمرين دون مراجعة المعتمرين انفسهم.
4) امكانية احتفاظ شركات ومؤسسات العمرة بجوازات سفر المعتمرين الذين تم اصدار تراخيص تنقل حاجة المعتمرين لتلك الجوازات في تنقلهم بين المدن طالما انهم قد حصلوا على التراخيص النظامية.
5) عدم حصول أو طلب شركات ومؤسسات العمرة لأي مبالغ مالية من المعتمرين مقابل اصدار هذه التراخيص أو أي خدمات كتأكيد الحجوزات أو خلافها، حيث يجب أن تكون كافة التكاليف المالية لهذه الخدمات قد شملها برنامج ضيافة العمرة المباع على المعتمرين.
سابعاً: (التدريب والتأهيل)
لما كان التدريب هو صقل المواهب والقدرات من أهم عناصر الأداء المميز، ورغبة من الوزارة في تهيئة وتدريب كافة القائمين على خدمات المعتمرين في شركات ومؤسسات العمرة بما يسهم وينعكس إجاباً على حسن القيام بالدور المطلوب منهم تجاه المعتمرين.
فان على جميع المديرين العامين بشركات ومؤسسات العمرة، ومديري الفروع الذين لم يتجاوزوا الدورات التأهيلية، وكذلك من سبق لهم تجوازها، المبادرة بتسجيل أسمائهم لدى مركز تدريب العاملين في الحج والعمرة التابع لوزارة الحج في موعد أقصاه 1/2/1423هـ، حتى يتم اعتمادهم في الدورات التدريبية التأهيلية والدورات التدريبية المتقدمة من قبل وزارة الحج.
ولأهمية ما سبق ذكره تفصيلاً، جرى تعميمه على كافة شركات ومؤسسات العمرة للالتزام به وإنفاذه بما يعين على حسن تطبيق التنظيم وتقديم أفضل الخدمات للمعتمرين.
ويبعد شركات ومؤسسات العمرة عن المساءلة.